国防教育学院档案管理规定

    第一条  为加强学院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案的作用，结合学院实际，制订本规定。

    第二条  本办法所称档案，是指学院教学、科研、管理等活动中直接形成的对学院、学校及个人具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

    第三条  档案是不可再生的宝贵财富，是记录学院工作发展的重要依据，学院和个人都应遵照《中华人民共和国档案法》承担保护和移交档案的义务。

    第四条  档案工作是学院重要的基础性工作，也是反映和衡量学院管理水平的重要标志之一。

    第五条档案室是学院保存和利用档案的专门机构，其基本职责是：

（一）贯彻执行学校有关档案工作的要求，综合规划学院档案工作；

（二）拟订并贯彻落实学院关于档案工作的规章制度，对档案工作进行监督、指导和检查，履行依法治档职责；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料；

（四）开展档案的开放和利用工作；

（五）开展档案工作人员的业务培训；

（六）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

    第六条  学院的基本职责：

（一）学院建立健全档案管理制度；确立一名专职或兼职档案员负责具体的档案工作；

（二）贯彻执行《哈尔滨工程大学大学档案管理办法》及其它档案工作文件；

（三）开展档案宣传工作，提高师生员工的档案意识；

（四）按时移交档案，做到立卷规范，归档材料齐全、完整。

    第七条档案工作人员要遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和现代化管理技能。

    第八条建立档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作。

    第九条对纸质、电子以及照（胶）片、录像（录音）带等各种载体的档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党政管理类：主要包括学校党政、工会、共青团、民主党派等组织在工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料；学校的各种会议文件、会议记录及纪要、上级机关有关学校管理的文件材料。具体归档范围按照《哈尔滨工程大学档案管理细则》执行。

（二）教学类：主要包括教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。具体归档范围按照《哈尔滨工程大学教学档案管理细则》执行。

（三）科研类：主要包括科研管理和科学研究实践活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。具体归档范围按照《哈尔滨工程大学科研档案管理细则》执行。

（四）人事档案类：主要包括教职工人事档案和学生人事档案。具体归档范围按照《哈尔滨工程大学教职工人事档案材料收集归档细则》和《哈尔滨工程大学学生档案管理细则》执行。
（五）声像类：主要包括学院各项活动中形成的以及与本校有关的具有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。具体归档范围按照《哈尔滨工程大学声像档案管理细则》执行。
    第十条  查阅、摘录档案，须负责人批准。